邱莹莹没有立刻去找赵峰。
她沉下心,利用兑换的技能和【基础办公效率提升】,开始了精密的工作:
数据支撑:她调取了近两年在权限范围内的报销数据样本,运用【高级财务建模】进行清洗、分类、统计分析。
制作了清晰首观的图表:报销周期分布图、退单原因分类及占比图、各部门平均报销周期对比图。
成本量化:她构建了一个基于平均工时和薪酬水平的成本模型!
清晰量化了流程低效造成的年度隐性人力成本:218.5万元!这个数字极具冲击力。
运用【商业分析与洞察】进行根因分析。
流程节点冗余:审批环节过多,部门内审+财务初审+财务终审,且部分环节流于形式。
系统支持不足:现有报销系统老旧,无法自动校验预算、自动关联项目、无法智能识别常见错误。
标准不清晰/培训不足:员工对报销政策理解不一,单据填写错误率高。
缺乏有效监控与反馈机制:退单后无有效跟踪改进。
解决方案提案:
简化流程:推行“部门负责人授权+财务关键控制点复核”模式,取消冗余环节。
系统升级/对接:引入智能报销系统或升级现有系统,实现预算自动冻结与校验、OCR智能识别发票、常见错误自动提示、与项目管理系统/HR系统对接自动填充信息。
标准化与赋能:制定清晰、可视化的报销指南和常见问题解答(FAQ),加强线上培训与考试。
设立流程Owner与持续改进机制:明确流程负责人,定期监控关键指标(周期、退单率、满意度),建立问题反馈和优化闭环。
效益预测:她保守预测,实施优化方案后:
报销周期可缩短至7天内。
退单率可降低至5%以下。
年度隐性人力成本可节省150万元以上!
员工满意度将显著提升。
她将上述分析、数据、图表、根因和解决方案,整合成一份结构严谨、逻辑清晰、数据详实、图文并茂的《跨部门报销流程隐性成本分析及优化方案建议报告》。
报告语言专业但不晦涩,重点突出,结论明确,建议可操作性强。
得益于【高效沟通与影响力(中级)】,报告的摘要部分尤其精彩,一针见血地指出了问题和价值。
价值证明:超出预期的惊艳
在入职第25天,邱莹莹主动约见了项目经理赵峰。
她没有首接提交报告,而是先简明扼要地阐述了她发现的报销流程痛点、惊人的隐性成本数据以及她提出的解决方案核心思路。
赵峰起初有些意外,甚至有点不以为然——一个新人助理关注报销流程?
但当他听到“200万+隐性成本”、“35天平均周期”、“18%退单率”这些具体数字时,脸色变得凝重起来。
作为项目经理,他深知流程痛点,但从未有人如此清晰、量化地揭示过其成本!
“你的分析……有依据吗?”赵峰严肃地问。
邱莹莹从容地将那份精心准备的报告递了过去:
“赵经理,这是我的初步分析报告,里面有详细的数据来源、分析方法和具体建议,请您过目。”
赵峰接过报告,越看越心惊!
数据的详实、分析的深度、模型的严谨、建议的可行性,都远超他的预期!
这哪里是一个新人助理的水平?
这分明是资深分析师或咨询顾问的手笔!
尤其是那份成本量化模型和效益预测,逻辑严密,极具说服力。
报告的专业度和价值,完全担得起“超出预期”西个字!
他花了近一个小时仔细阅读报告,期间不时抬头用审视和难以置信的目光看向邱莹莹。
邱莹莹则安静地坐着,眼神清澈而自信,【亲和力光环】让她显得可靠而非咄咄逼人。
“这份报告……做得非常好!”
赵峰终于放下报告,语气带着毫不掩饰的赞赏和一丝激动!
“数据详实,分析透彻,问题抓得准,解决方案也很有建设性!尤其是隐性成本的量化,非常有价值!“
“这正是我们项目需要深挖的痛点!邱莹莹,你给了我一个大惊喜!这绝对超出了我对项目助理的预期!”
他立刻拿起电话:
“周经理,你过来一下,看看邱莹莹做的这份报告!……对,就是报销流程那个!非常棒!”
很快,PMO的周经理也来了。
看完报告后,她严肃的脸上也露出了难得的惊讶和赞许!
“邱莹莹,这份报告的专业度和深度令人印象深刻。你提出的问题确实是关键痛点,解决方案也具有很高的可行性。“
“赵经理说得对,这超出了项目助理的职责范畴和预期水平。做得非常好!”
【叮!任务“价值证明”完成!评价:S(精准锁定痛点,深度量化分析,提出高价值可落地方案,获得高度认可)】
【任务奖励发放:5000元+ 500积分+ 【精力提升(中级)】!】
【精力提升(中级):每日精力值上限+35%,中度疲劳恢复速度显著加快,可承受更高强度、更长时间的脑力/体力工作负荷。】
【安全账户余额:43,580 + 50,000 (5000x10) = 93,580.00元!】
【积分:98 + 500 = 598点!】
【被动技能【财运小提升】触发:因优异表现,获得赵峰特别申请的项目奖金5000元(税前)!】
【安全账户额外收入:5000元(税前)!】(系统十倍返现作用于工资奖金类收入)
巨大的喜悦和成就感瞬间淹没了邱莹莹!
S级评价!巨额返现!宝贵的【精力提升(中级)】!
还有意外触发的项目奖金!
更重要的是,她用自己的实力和系统的强力辅助,在晟煊,在赵峰和周经理面前,真正证明了自己的价值!
“邱莹莹,”
赵峰郑重地说,
“这份报告,我会作为关键材料提交给项目指导委员会安迪总和更高层。“
“优化报销流程将正式纳入项目二期重点范围,方案细化落地由你主要负责对接!”
“另外,鉴于你的突出贡献,我会为你申请特别项目奖金!”
“谢谢赵经理!谢谢周经理!我一定全力以赴!”
邱莹莹强压激动,声音沉稳有力。
消息像长了翅膀一样在PMO小范围传开。
当邱莹莹回到工位时,能明显感觉到周围同事看她的目光变了。
不再是看一个“空降”或“靠关系”的新人,而是带着惊讶、审视和一丝敬佩。
*****
当天下午,一封来自赵峰的邮件发送给了项目组核心成员和安迪:
主题:关于邱莹莹助理提交《跨部门报销流程隐性成本分析及优化方案建议报告》的说明及表扬
内容:
邱莹莹助理在完成本职工作之余,深入挖掘项目痛点,独立完成了此份高质量分析报告。
报告数据详实、分析深刻、建议可行,精准揭示了报销流程的重大隐性成本(量化约218.5万元/年),并提出了系统性的优化方案。
此工作成果远超项目助理职责预期,展现了极强的问题发现能力、数据分析能力、逻辑思维能力和商业洞察力,对项目目标达成具有重要价值!
特此提出表扬,并己申请纳入项目二期重点任务。
建议后续优化工作由邱莹莹助理深度参与。
这封邮件,就是邱莹莹“价值证明”最有力的勋章!